1. Comience por formar una comisión de miembros de la familia. Puede ser de tan sólo 3 ó 4 personas. Dentro de lo posible, que participe gente joven. Decida con cuánta frecuencia se reunirá la comisión.
2. Reúna toda la información de contacto de aquéllos en su lista. La comunicación con los miembros de la familia ayuda a generar información y mantener el interés durante los meses en que se planifica la reunión.
3. Elija una fecha en que la mayoría pueda concurrir. Los meses de verano son mejores por el receso escolar. Tantee a los miembros de la familia para determinar cuál es el mejor momento y lugar. Asegúrese de que le respondan el plazo previsto.
4. Una vez decididas las fechas, elija cuál será la duración del evento. Recuerde que cuanto más lejos se encuentren los participantes, más tiempo deberá durar el reencuentro. También recuerde que Ud. no podrá conformar a todos. Elija la fecha final en base a lo que es mejor para la mayoría de los miembros de la familia.
5. Decida el sitio del reencuentro. Trate de elegir una ubicación central que pueda ser económicamente alcanzable para la mayoría de los participantes. Recuerde realizar las reservas con anticipación.
6. Prepare un presupuesto y establezca cuánto deberá contribuir cada familia en éste. Los costos pueden incluir gastos de viaje, alojamiento, comidas, decoraciones, y eventos especiales.
7. Envíe por correo las invitaciones con fecha, lugar, indicaciones para llegar, y un mapa. Otorgue todo el tiempo posible para que los participantes puedan planificar con tiempo.
8. Consiga un servicio de comida o restaurante que pueda proveer las comidas para el evento. Tener que cocinar para un grupo numeroso implica un enorme trabajo. Deje la tarea a un tercero ¡para que Ud. también pueda disfrutar!
9. Evalúe contratar a alguien para tomar fotografías o filmaciones durante el evento, que puedan ser utilizadas para crear un recordatorio post-reunión, tales como álbumes fotográficos, DVDs, o incluso un sitio en Internet.
10. Planifique que haya deportes, juegos, actividades para niños, e incluso espectáculos para mostrar talentos. Otorgue premios para los juegos o distinciones tales como el miembro más anciano de la familia, o el que llegue desde más lejos. También la elección de un lema temático, que puede estar basado en la historia familiar o un legado familiar, es una forma importante de agregar interés y hacer que más personas concurran. Comparta la historia familiar buscando formas interesantes de contarla. Asegúrese de entrevistar a las personas mayores de la familia.
